Quelles charges déduire au réel en entreprise individuelle ?

Micro vs réel : le mirage de l’abattement forfaitaire face à la vérité du terrain

Vous tenez votre comptabilité en micro. Votre chiffre d’affaires est stable, mais votre impôt est calculé sur un abattement forfaitaire qui ne correspond à rien. Vous payez 4 800 € de loyer par an, vous roulez pour votre activité, vous achetez du matériel. Et le fisc agit comme si tout cela n’existait pas.

Je le dis sans détour : dès que vos dépenses réelles dépassent le pourcentage d’abattement, le régime réel devient plus avantageux. Ce n’est pas une opinion, c’est un calcul simple.

Rappel des règles du micro : 71 % d’abattement pour les ventes, 50 % pour les services BIC, 34 % pour les BNC. Autrement dit, en service BIC, vous êtes imposé sur 50 % de votre CA, même si vous avez 70 % de charges réelles. L’administration fiscale applique une moyenne. Elle ne sait rien de votre situation réelle.

Je vais vous donner un exemple que j’ai vécu. Un artisan réalise 60 000 € de CA. Il a 30 000 € de charges professionnelles payées et justifiées. En micro, son bénéfice imposable est de 30 000 €. Au réel, après déduction de ses 30 000 € de charges, son bénéfice tombe à zéro. L’impôt suit. J’ai vu des chefs d’entreprise pleurer en découvrant ce calcul.

Ce n’est pas une exception. C’est la règle. Le régime réel est le seul moyen de transformer vos dépenses réelles en un vrai levier fiscal.

La règle absolue : les 3 conditions pour que l’administration fiscale accepte votre déduction

Avant de passer en revue les charges déductibles, vous devez connaître le garde-fou. L’administration fiscale exige trois conditions cumulatives. Si une seule manque, la charge est refusée.

• La charge doit être engagée directement dans l’intérêt de l’activité.
• La charge doit être justifiée par une facture ou un justificatif daté.
• La charge doit être comptabilisée dans l’exercice au cours duquel elle a été engagée.

La première condition est la plus floue. L’article 39 du CGI parle de charges exposées dans l’intérêt direct de l’exploitation. Un costume pour un rendez-vous client ? Difficile à justifier. Un véhicule utilitaire pour vos tournées ? Oui. La frontière est subtile, je vous l’accorde.

La deuxième condition est une question d’organisation. Pas de facture, pas de déduction. Je ne compte plus les dossiers perdus par des dirigeants qui payaient tout en liquide. L’administration fiscale peut demander des justificatifs précis lors d’un contrôle. Le BOFIP, dans sa section BOI-BIC-CHG-10-20, le rappelle : le contribuable doit présenter des pièces probantes.

La troisième condition est souvent oubliée. Une charge payée en 2026 doit être comptabilisée en 2026. Pas l’année suivante. C’est le principe d’annualité.

Je récapitule : les trois conditions sont cumulatives. Si votre dépense ne sert pas votre activité, si vous n’avez pas de justificatif, ou si vous la déclarez trop tard, elle ne sera pas admise en déduction.

Ma check-list terrain des charges déductibles au régime réel

Voici la liste que j’utilise dans mes missions de conseil. Chaque catégorie correspond à une réalité de terrain. Je l’ai construite à partir de dossiers vécus, pas de manuel théorique.

Les charges courantes : quand la réalité dépasse le forfait

Les charges courantes sont le socle de la déduction au réel. Elles concernent presque toutes les entreprises individuelles, quel que soit le secteur.

• Loyers et charges locatives : le loyer de votre local professionnel, les charges de copropriété, la taxe foncière si vous êtes propriétaire.
• Énergie : eau, électricité, gaz, chauffage, à condition que les factures soient à votre nom et au nom de l’exploitation.
• Fournitures de bureau et consommables : papier, cartouches d’encre, petit outillage, produits d’entretien.
• Salaires et cotisations sociales : les rémunérations versées à vos employés, ainsi que les cotisations sociales obligatoires.
• Sous-traitance : les prestations confiées à d’autres professionnels pour réaliser vos chantiers ou vos prestations.
• Assurances professionnelles : responsabilité civile professionnelle, assurance du local, mutuelle de vos salariés.
• Impôts et taxes professionnels : la cotisation foncière des entreprises (CFE), la CVAE pour les plus importants, la taxe foncière sur les immobilisations professionnelles.
• Frais bancaires : tenue de compte, commissions, intérêts d’emprunt.

Ce tableau ne liste pas tout. Il couvre l’essentiel pour un dirigeant de TPE.

Les frais mixtes : téléphone, internet, véhicule et la redoutable quote-part

Les frais mixtes sont ceux qui servent à la fois votre vie privée et votre activité professionnelle. Le téléphone, internet et le véhicule en sont les exemples les plus courants.

Pour le véhicule, vous avez deux options. Le barème kilométrique : vous appliquez le barème officiel au nombre de kilomètres parcourus pour l’activité. C’est simple et forfaitaire. Les frais réels : vous déduisez le carburant, l’assurance, l’entretien, les réparations et la décote du véhicule. Attention, vous ne pouvez pas cumuler les deux.

Mon conseil : utilisez le barème kilométrique si vous parcourez moins de 15 000 km par an pour le travail. Au-delà, les frais réels deviennent généralement plus rentables. Dans ma pratique, je fais simuler les deux calculs à mes clients pour chaque véhicule.

Pour le téléphone et internet, la règle est simple : seule la part professionnelle est déductible. Vous utilisez votre forfait à 70 % pour des rendez-vous clients et la gestion de votre entreprise ? Alors vous déduisez 70 % du montant de la facture.

La quote-part doit être justifiable. Tenez un tableau Excel avec le détail de vos usages. Notez vos appels professionnels, le temps passé sur vos outils de gestion, vos emails clients. C’est la base d’un prorata solide.

Le petit matériel et l’amortissement : le levier sous-estimé

En dessous de 500 € HT par unité, la dépense est déductible immédiatement. C’est le fameux seuil unitaire. Vous achetez une caisse à outils à 180 € HT ? Vous la déduisez en totalité sur l’exercice en cours.

Au-dessus de 500 € HT, c’est une immobilisation. Vous ne déduisez pas la dépense en une fois. Vous l’amortissez sur sa durée d’usage. Un ordinateur à 1 200 € HT s’amortit sur 3 ans. Vous déduisez 400 € chaque année pendant trois ans.

Cette distinction est un piège classique pour ceux qui passent du micro au réel. Beaucoup déduisent la totalité de l’achat l’année de l’achat, puis se font recaler au contrôle. Le montant est certes déductible, mais étalé dans le temps.

Le suivi des amortissements se fait dans un compte d’immobilisation, par exemple le compte 215 pour le matériel ou le compte 218 pour le mobilier et le matériel informatique. Pour lever toute ambiguïté, faites-vous accompagner par un expert-comptable. C’est le prix de la tranquillité.

Les dépenses que je ne déduis jamais de mes propres comptes

Je vous ai donné ma liste des charges déductibles. Je vais maintenant vous parler de ce que je ne déduis jamais. Vous serez peut-être surpris par quelques exemples.

Les frais de repas, amendes et cadeaux : le cadre qui coince

Les amendes et pénalités ne sont jamais déductibles. Excès de vitesse, stationnement, pénalités de retard, majorations : tout cela reste une charge personnelle. Ne déduisez jamais une amende de votre comptabilité.

Les repas d’affaires sont déductibles, mais dans une limite précise. En 2026, le plafond est de 19,40 € par repas. Au-delà, la part excessive est réintégrée au bénéfice imposable. Si vous invitez un client dans un restaurant gastronomique, gardez la facture détaillée. Mentionnez le nom du client, la date, l’objet du rendez-vous. L’administration fiscale vérifie régulièrement ce point.

Les cadeaux d’entreprise sont tolérés, à condition de rester dans des proportions raisonnables. Un cadeau de 300 € à un client qui ne passe aucune commande sera difficilement justifiable. Je recommande de tracer chaque cadeau avec le nom du bénéficiaire et le lien avec l’activité.

Je veux aussi évoquer un autre avantage du réel : la TVA récupérable. En micro, vous ne récupérez rien. Au régime réel, vous déduisez la TVA sur vos achats professionnels. C’est un gain de trésorerie direct, très concret, que la plupart des dirigeants de TPE sous-estiment.

Mon test de décision : comment savoir si le réel est rentable pour vous ?

Vous vous demandez encore si le réel vaut le coup. Voici un test rapide que j’utilise avec mes clients. Il repose sur un chiffre : le taux de charges réelles.

L’exemple chiffré qui change tout

Prenons un artisan qui réalise 9 600 € de chiffre d’affaires annuel. Il a 4 200 € de charges réelles facturées : loyer, électricité, essence, assurance. Il a aussi 4 800 € d’amortissements sur son véhicule utilitaire.

En micro-entreprise, son bénéfice imposable est de 4 800 € pour une activité de services BIC. Au régime réel, le calcul change : 9 600 € de CA, moins 4 200 € de charges, moins 4 800 € d’amortissements. Résultat : 600 € de bénéfice imposable.

L’impôt ne portera que sur 600 €. C’est une différence majeure.

Pour faire le calcul vous-même : additionnez vos dépenses professionnelles hors TVA et vos amortissements prévus. Si ce total est supérieur à 34 % de votre chiffre d’affaires pour une activité libérale, le réel est rentable. Pour les services BIC, le seuil est de 50 %. Pour les ventes, de 71 %.

Si le total dépasse le pourcentage d’abattement, le régime réel devient une évidence fiscale.

Le réflexe TVA récupérable et le coût caché de la gestion

Le régime réel ouvre également la porte à l’impôt sur les sociétés. En tant qu’entreprise individuelle, vous pouvez opter pour l’IS. En 2026, le taux réduit de 15 % s’applique jusqu’à 42 500 € de bénéfice, sous conditions PME. C’est un régime souvent plus avantageux que l’impôt sur le revenu pour une EI qui dégage des bénéfices.

En revanche, le réel a un coût : la tenue d’une comptabilité complète. Vous devez faire appel à un expert-comptable. Budget moyen : entre 1 500 € et 3 000 € par an selon la complexité de votre activité. Ce coût est lui-même déductible, ce qui réduit l’impact.

Ce n’est pas un choix définitif. Vous pouvez opter pour le réel une année, puis revenir au micro l’année suivante. Le régime micro reste accessible tant que vous restez sous les plafonds de chiffre d’affaires : environ 188 700 € pour les activités de vente et 77 700 € pour les services et les BNC.

Les justificatifs à conserver

Dernière étape : la conservation des justificatifs. Gardez vos factures pendant 10 ans. Oui, dix ans. L’administration fiscale peut remonter loin lors d’un contrôle.

Numérisez tout. Utilisez un outil de dématérialisation comme Dext ou un simple scanner. Classez par mois et par type de dépense. Reliez chaque facture à son compte comptable : 601 pour les achats, 625 pour les déplacements, 613 pour les locations.

Je vais être franc avec vous : j’ai vu trop de dirigeants perdre des déductions légitimes faute de justificatif. Pas de justificatif, pas de déduction. C’est aussi simple que cela.

Le régime réel n’est pas plus effrayant que le micro-entrepreneuriat. Il est différent. Avec la bonne organisation et une comptabilité sincère, il devient un levier pour payer moins d’impôts en toute légalité. La question ne devrait pas être « est-ce que j’ai le droit de déduire cette charge ? » mais « comment organiser ma comptabilité pour ne rien oublier ? ». La réponse commence par cette check-list. J’espère qu’elle vous servira.