Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Un coffre-fort numérique dédié aux salariés et employeurs

Arkevia est un coffre-fort numérique conçu spécialement pour la gestion des documents liés à la vie professionnelle. Contrairement à un cloud classique, cette plateforme est pensée pour répondre aux exigences légales et de sécurité des ressources humaines. Vous y retrouvez vos bulletins de paie, contrats de travail, attestations diverses, et bien d’autres documents importants. L’employeur dépose les fichiers directement dans votre espace sécurisé, ce qui élimine le besoin d’imprimer ou de ranger des papiers chez vous. C’est une solution pratique, écologique et fiable.

Les documents que vous pouvez y stocker (bulletins de paie, contrats, attestations…)

Sur cette plateforme, vous pouvez conserver une grande variété de documents. Les plus courants sont les bulletins de paie électroniques (e-bulletins), mais vous pouvez aussi y mettre vos contrats de travail, avenants, certificats de travail, attestations Pôle emploi, ou encore vos relevés de carrière. Certains employeurs y déposent également les conventions de mise à disposition ou les documents liés à la mutuelle. Tout ce qui touche à votre parcours professionnel peut être stocké en toute sécurité. Et vous y accédez depuis n’importe quel appareil, 24 h/24.

Comment activer votre compte Arkevia ?

Les étapes d’activation sur myarkevia.com (matricule + code RH)

L’inscription à ce service se fait en quelques minutes. Vous recevez de votre employeur un matricule et un code secret temporaire. Rendez-vous sur myarkevia.com, cliquez sur « Activer mon compte », puis saisissez ces codes. Choisissez ensuite votre mot de passe et renseignez votre adresse e-mail personnelle. La plateforme vous envoie un lien de confirmation. Une fois validé, votre compte est prêt. Vous pouvez immédiatement consulter les documents mis à disposition par votre entreprise. Si vous ne trouvez pas le code, vérifiez vos e-mails professionnels ou demandez-le au service RH.

Que faire si vous avez perdu votre code d’inscription ?

Pas de panique ! Si vous avez égaré votre matricule ou le code temporaire, contactez votre service RH. Ils peuvent vous fournir un nouveau code. Vous pouvez aussi écrire au support à l’adresse contact@arkevia.com en précisant votre nom, prénom et le nom de votre entreprise. Le délai de traitement est généralement court. Pour éviter ce désagrément à l’avenir, notez vos identifiants dans un gestionnaire de mots de passe.

Connexion à Arkevia : accéder à votre espace personnel

Adresse email et mot de passe : la page de connexion

La page de connexion se trouve sur myarkevia.com. Pour vous connecter, utilisez l’adresse e-mail que vous avez fournie lors de l’inscription, ainsi que votre mot de passe. C’est aussi simple que de se connecter à n’importe quel site. Si vous êtes sur un ordinateur partagé, pensez à vous déconnecter après usage. La plateforme est accessible depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Vous retrouvez immédiatement tous vos documents classés par année et par type.

Mot de passe oublié ? Procédure de réinitialisation sécurisée

Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un e-mail de réinitialisation vous est envoyé. Cliquez sur le lien et choisissez un nouveau mot de passe. Assurez-vous d’utiliser une adresse e-mail valide, car c’est le seul moyen de récupérer l’accès. Si vous ne recevez pas l’e-mail, vérifiez vos spams ou contactez le support. Pour renforcer la sécurité, activez la double authentification (nous y reviendrons).

Fonctionnalités et services de la plateforme

Classement automatique, partage sécurisé et export PDF

L’un des grands atouts d’Arkevia est son classement automatique. Les documents sont triés par année et par catégorie. Vous pouvez également les rechercher par mot-clé. Besoin de partager un bulletin de paie avec un banquier ou un notaire ? La fonction partage permet d’envoyer un lien sécurisé temporaire. Le destinataire n’a pas besoin de compte. Vous pouvez aussi télécharger vos fichiers au format PDF pour les sauvegarder localement. Tout est pensé pour vous faire gagner du temps et éviter la paperasse.

Sécurité avancée : cryptage, double authentification et conformité RGPD

Ce coffre fort numérique respecte les normes les plus exigeantes. Toutes les données sont cryptées, que ce soit lors du transfert ou du stockage. L’hébergement est en France, ce qui garantit la conformité au RGPD. En option, vous pouvez activer la double authentification (un code envoyé par SMS ou via une application). Cela vous protège même en cas de fuite de mot de passe. L’historique des actions (consultation, téléchargement) est conservé. Bref, votre espace personnel est un véritable bunker numérique.

Conserver vos documents importants longtemps

Durée légale de conservation (50 ans, jusqu’à 75 ans)

Un des arguments les plus forts d’Arkevia est la conservation sur le long terme. La loi impose de garder vos bulletins de paie pendant 50 ans (parfois 75 ans selon les régimes). Avec un service papier, c’est un casse-tête logistique. Ici, la plateforme conserve vos documents pendant toute cette durée, même après votre départ de l’entreprise. Vous n’avez donc plus à vous soucier des déménagements ou des archives poussiéreuses. C’est une solution fiable pour conserver vos preuves de carrière.

Accès illimité même après avoir quitté votre employeur

Quand vous changez d’entreprise, votre compte Arkevia reste actif. Les documents déposés par votre ancien employeur demeurent accessibles. Vous pouvez même ajouter un nouvel employeur dans le même coffre-fort, si ce dernier utilise aussi la plateforme. Ainsi, tous vos documents importants sont centralisés. Pas besoin de multiplier les comptes. Votre accès est illimité dans le temps. Une vraie tranquillité.

Bonnes pratiques pour une gestion optimale

Sauvegarder vos bulletins et mettre à jour votre adresse email

Même si Arkevia est fiable, il est prudent de faire une sauvegarde locale de vos bulletins de paie les plus récents. Vous pouvez les télécharger en PDF et les copier sur un disque dur externe ou dans un autre coffre-fort. Pensez aussi à mettre à jour votre adresse e-mail dans les paramètres de votre compte. Car si vous perdez votre mot de passe, c’est sur cette adresse que vous recevez le lien de réinitialisation. Un e-mail périmé vous bloquerait l’accès.

Activer la double authentification pour renforcer la sécurité de votre compte

Nous ne le répéterons jamais assez : activez la double authentification (2FA). Cela ajoute une couche de protection supplémentaire. Même si quelqu’un découvre votre mot de passe, il ne pourra pas se connecter sans le code temporaire. La procédure est simple : allez dans les paramètres de votre compte, section sécurité, et suivez les instructions. C’est un petit geste qui fait une grande différence. Vous pouvez utiliser une application comme Google Authenticator ou recevoir le code par SMS. À faire dès maintenant !